Czym jest Active Intranet?

Active Intranet to intranetowy portal korporacyjny, realizowany w oparciu o najnowszą technologię Microsoft Share Point Services, która pozwala na:

• tworzenie bezpiecznych i funkcjonalnych portali intranetowych
• efektywną współpracę zespołową pracowników
• wygodny dostęp pracowników do niezbędnych danych, wykorzystywanych w toku pracy
• uruchamianie wielu aplikacji, spełniających potrzeby biznesowe najbardziej wymagających działów firmy: HR, PR, Marketing, Sprzedaż, Zarząd firmy
• samodzielne zarządzanie odpowiednio uprawnionego uczestnika platformą, przy pomocy narzędzi Web Parts

Idea wykorzystania Intranetu w firmie, opiera się na stworzeniu zintegrowanej platformy, która umożliwi wszystkim uprawnionym pracownikom, nie tylko zarządzanie dokumentami i współdzielenie się nimi, ale także dostęp do aktualnych informacji (takich jak anonsy, komunikaty, zadania, ankiety, adresy kontaktowe itp.). Dzięki temu rozwiązaniu, zespoły pracowników mogą lepiej i skuteczniej komunikować się między sobą, tym samym uzyskując bardziej efektywne wyniki pracy w krótszym czasie.
Niezbędne informacje dostarczane są błyskawicznie, zaś chaos związany z poszukiwaniem dokumentów zostaje praktycznie wyeliminowany. Integracja portalu z pakietem Office sprawia, że tworzone arkusze, prezentacje, pisma, mogą być zapisywane bezpośrednio do intranetu.
Założeniem systemu jest to, iż dostęp do stron portalu oraz jego poszczególnych witryn, mają tylko osoby zalogowane, posiadające odpowiednie uprawnienia. Daje to pewność, że zamieszczane tam informacje, nie trafią do przypadkowego odbiorcy. Uprawnienia (czytelnika, współpracownika, projektanta, czy administratora witryny) mogą być przydzielane konkretnym użytkownikom lub całym grupom użytkowników

Główne elementy portalu i ich zastosowanie

Najważniejszym elementem portalu są tzw. witryny. Witryna jest to kontener (zbiór) stron, zawierających informacje z określonego działu tematycznego. Powstają one w celu logicznego zgrupowania danych w jednym miejscu. Tworzą strukturę drzewiastą, tzn. każda witryna może zawierać inne podwitryny.

System przewiduje możliwość tworzenia nowych witryn oraz podwitryn, ich nieustannej modyfikacji, tak aby portal mógł się dynamicznie rozwijać i być jak najlepiej dostosowywany do potrzeb firmy. Wygląd i kolorystyka serwisu, mogą być dowolnie zmieniane i dostosowywane pod kątem wymagań konkretnego klienta. Przykładowe witryny to: IT, HR, Magazyn, Finanse, Po godzinach, itp..

Każda witryna posiada:

• Menu szybkiego uruchamiania (po lewej stronie ekranu)
  Osoba zarządzająca witryną ma możliwość ustalenia, jakie linki będą tu widoczne, w jakiej kolejności wyświetlane oraz w jaki sposób pogrupowane. Linki mogą prowadzić do innych stron portalu oraz do zewnętrznych stron internetowych
• Górny pasek
  Są tam łącza w postaci zakładek, umieszczone w górnej części ekranu. Projektant witryny ma możliwość dodawania, edycji oraz usuwania tych linków. Linki mogą prowadzić do innych witryn, stron portalu, jak i również do zewnętrznych stron internetowych
• Obszar zawartości witryny
  Obszar w którym wyświetlana jest zawartość stron.

Istotnym elementem portalu jest także wyszukiwarka, która umożliwia wyszukiwanie plików lub tekstów. W tym celu należy wpisać wybrany wyraz/frazę, aby wyszukiwarka zaczęła przeszukiwać bieżącą witrynę i jej witryny podrzędne. Istnieje także możliwość wyszukiwania danych w obrębie konkretnego elementu strony np. kalendarza, biblioteki dokumentów itp.

Intranetowy portal tworzą następujące elementy:

1. STRONY INFORMACYJNE

Tekstowe strony portalu, przedstawiające różnego rodzaju treści informacyjne. Tekst może być dowolnie sformatowany, zawierać obrazy, animowane obrazy flash, filmy, odnośniki do innych stron, itp.

2. AKTUALNOŚCI

Moduł służący do publikowana na stronach portalu najnowszych wiadomości i ogłoszeń. Aktualności mogą być pogrupowane według różnych kategorii np. z życia firmy, ze świata, drobne ogłoszenia, itp.

Dodatkowo istnieje archiwum aktualności, gdzie wędrują wszystkie stare wiadomości. Dzięki temu, istnieje możliwość wyszukania i znalezienia informacji opublikowanych w przeszłości.

Zalety:

• łatwe i intuicyjne dodawanie nowych wiadomości
• najnowsze wiadomości mogą być publikowane na pierwszej stronie
• archiwum wiadomości

3. KALENDARZE

Kalendarz to narzędzie wspomagające zarządzanie czasem. Jest on tworzony w obrębie witryny. Każda witryna może zawierać wiele kalendarzy. Użytkownicy mają możliwość dodawania/edycji/usuwania terminów wydarzeń, zmiany widoku kalendarza, a także otrzymywania powiadomień (alertów) w razie dowolnej zmiany naniesionej w kalendarzu.

4. BIBLIOTEKA DOKUMENTÓW

Biblioteka dokumentów to potężne narzędzie do gromadzenia różnego rodzaju plików.

Zalety:

• wygląd i sposób zarządzania niemal identyczny jak w systemie Windows
• wszystkie dokumenty są zgromadzone w jednym miejscu
• bardzo szybki dostęp do plików poprzez przeglądarkę internetową, niezależnie od lokalizacji użytkownika
• łatwe zarządzanie prawami dostępów
• możliwość tworzenia struktury drzewiastej (folderów i podfolderów)
• wersjonowanie dokumentów
• efektywna praca grupowa nad dokumentem (wyewidencjonowanie/zaewidencjonowanie dokumentów ułatwia pracę)
• możliwość otrzymywania alertów (informacje związane ze zmianami na listach dokumentów)

5. KSIĄŻKA TELEFONICZNA

To narzędzie gromadzenia i przechowywania danych pracowników firmy. Domyślnie, po wejściu na stronę, widzimy listę wszystkich pracowników, posortowanych według nazwiska (oczywiście kolejność sortowania można dowolnie modyfikować). Na pierwszej stronie dostępna jest także wyszukiwarka. Po wpisaniu szukanej frazy, na liście wyświetlą się tylko pasujące rekordy. Po kliknięciu na konkretny wiersz, możemy przejść do karty pracownika, gdzie znajdują się potrzebne nam informacje. Oprócz książki pracowników, dostępna jest także lista innych dodatkowych kontaktów (np. naszych zewnętrznych współpracowników).

6. PROCEDURY FIRMOWE

To moduł służący gromadzeniu i katalogowaniu procedur firmowych. Umożliwia to sprawne opisywanie procedur (według nazwy, wersji, autora itp.), szybkie wyszukiwanie potrzebnych procedur (po kategorii, dziale itp.) oraz informowanie pracowników o bieżących uaktualnieniach w tej kwestii (za pomocą wiadomości e-mail).

7. FORUM

Forum to narzędzie umożliwiające prowadzenie dyskusji pomiędzy użytkownikami portalu na różne tematy. Wszystkie rozmowy podzielone są na kategorie. Te zaś definiuje administrator forum. W ramach danej kategorii, użytkownicy mogą tworzyć nowe tematy rozmowy (każdy użytkownik może zainicjować temat lub wyrazić własną opinię w toczącej się dyskusji). Administrator forum ma możliwość usunięcia poszczególnych wypowiedzi, wątków czy całych kategorii.

8. FAQ

Jest to moduł służący do zadawania anonimowych pytań firmie.

Zalety:

• każde pytanie jest anonimowe
• pytania są dzielone na kategorie
• każdej kategorii przypisana jest osoba, odpowiadająca na konkretne pytania
• wszystkie pytania i odpowiedzi są automatycznie publikowane na stronach portalu

9. ANKIETY

Jest to narzędzie do przeprowadzania tzw. "szybkich ankiet".

Dodając nową ankietę podajmy:

• pytanie
• listę możliwych odpowiedzi

Ankieta jest składnikiem typu WebPart. Oznacza to, że takie pytanie może być umieszczone na dowolnej podstronie portalu i w dowolnym miejscu. Dzięki temu, tworzone strony są intuicyjne i atrakcyjne dla użytkowników. Każdy użytkownik może udzielić tylko jednej odpowiedzi. Po jej udzieleniu, użytkownik ma możliwość zapoznania się z procentowym podsumowaniem wszystkich udzielonych odpowiedzi. Istnieje także archiwum przechowywania wszystkich ankiet.

10. BAZA HOTELI

Baza hoteli to narzędzie służące do przechowywania informacji o hotelach, do których podróżują pracownicy firmy.

Zalety:

• dodawanie/edycja/usuwanie wpisów
• wyświetlanie listy hoteli
• filtrowanie listy według oceny, województwa, miasta
• wyświetlanie "top 10" najlepszych hoteli
• każdy z pracowników może oceniać hotel, dodawać komentarze, dzieląc się tym samym swoimi doświadczeniami

11. GALERIA ZDJĘĆ

Galeria zdjęć to element służący do przechowywania i prezentacji różnego rodzaju zdjęć (np. z wyjazdów firmowych, konferencji oraz spotkań)

12. DOWCIPY UŻYTKOWNIKÓW

Narzędzie do umieszczania dowcipów oraz innych śmiesznych historii, które mogą czytać inni użytkownicy. Zostało stworzone z myślą o dziale "po godzinach".

13. POGODA, IMIENINY, BIORYTM

• Pogoda – prognoza pogody na nadchodzące dni (dane pobierane z IMiGW)
• Imieniny – moduł do wyświetlania imion solenizantów w dniu dzisiejszym oraz nadchodzącym tygodniu (możliwość wyszukiwania po dacie)
• Biorytmy – wykres przedstawiający biorytm na nadchodzący tydzień

14. REZERWACJA SAL

Moduł do rezerwacji sal to narzędzie, którego celem jest wspomaganie zarządzania dostępnością sal i ich rezerwacją.

Zalety:

• wizualizacja zajętości salek w postaci kalendarza
• łatwa i szybka rezerwacja sali on-line
• automatyczne informowanie użytkownika o zajętości sal
• dodatkowe informacje o sprzęcie, pojemności sal itp.

15. INTERAKTYWNA MAPA PRZEDSTAWICIELI

Mapa przedstawiciel medycznych to narzędzie umożliwiające przeglądanie i wyszukiwanie przedstawicieli handlowych według regionów, które obsługują.